Retour — Causerie virtuelle : les clés pour réussir son télétravail

Le 13 mars 2020 est une date dont l’on se souviendra longtemps ! Un an presque jour pour jour après la déclaration de l’urgence sanitaire au Québec et le début du télétravail généralisé, Culture Montréal, en collaboration avec la Chaire de gestion des arts Carmelle et Rémi-Marcoux de HEC Montréal, organisait une causerie virtuelle sur les bonnes pratiques à adopter pour un travail à distance efficace et sur les apprentissages réalisés au cours des 52 dernières semaines. 

Animée par Valérie Beaulieu, directrice générale de Culture Montréal, l’activité s’est ouverte sur une présentation de Jean-François Bertholet, chargé de cours à HEC Montréal et consultant en développement organisationnel, qui a posé le cadre théorique autour des défis et stratégies liés à la gestion à distance. Il a ensuite cédé la parole aux deux gestionnaires invités : Rachel Billet, directrice générale et conseillère au développement à La Machinerie et Arnaud Foulon, vice-président, éditions et opérations aux Éditions Hurtubise et président de l’Association nationale des éditeurs de livres. Ces derniers ont partagé leurs expériences et recommandations pour un télétravail sain et humain.

Les défis du virtuel

Lors de sa présentation, Jean-François Bertholet a identifié cinq enjeux principaux auxquels il convient de répondre avec différentes postures : isolement et soutien social, contrôle et confiance, collaboration excessive et focus, épuisement et résilience, érosion des réseaux et communauté. 

À La Machinerie comme aux Éditions Hurtubise, la confiance a toujours été très présente entre les équipes et la direction. « La confiance s’accompagne d’une définition de tâches claires et de responsabilités », a précisé Arnaud Foulon lors de l’activité. Pour Rachel Billet, le télétravail forcé aura même permis de diminuer sa charge mentale en offrant aux membres de l’équipe des espaces de liberté propices à l’expression du leadership de chacun. Mais attention, le dicton ‘pas de nouvelle, bonne nouvelle’ ne s’applique pas toujours ! Ce n’est pas la quantité de suivis qui risque de démobiliser un employé qui se sent surveillé, mais plutôt les intentions qui se cachent derrière les suivis. En télétravail, les gestionnaires sont encouragés à communiquer régulièrement avec leurs équipes non pas pour contrôler, mais pour attester du bon avancement des projets avec considération et bienveillance. 

Différents outils ont rapidement été mis en place pour faciliter le plus possible la collaboration à distance. Le risque est désormais à la collaboration excessive ! Des ordres du jours structurés deviennent alors essentiels, ainsi que des invitations plus sélectives aux différentes rencontres. Réduire le nombre de réunions en ligne, réduire leur durée, réserver des plages horaires de travail, éviter la multiplication des courriels et les copies-conformes à outrance sont des règles de conduite à respecter pour éviter la sollicitation excessive, la perte d’efficacité et l’épuisement. 

Par ailleurs, il apparaît plus difficile pour les gestionnaires d’évaluer la surcharge des employés et l’équilibre des tâches et responsabilités à distance. Selon Rachel Billet, le danger est réel : le télétravail encourage parfois les employés à effectuer des heures supplémentaires.

Les rencontres informelles; du salon international à la machine à café

L’érosion des réseaux est un autre problème important rencontré depuis l’avènement de la généralisation du télétravail. Dans le milieu de l’édition, le constat est flagrant. Les salons du livre sont des événements essentiels pour provoquer des rencontres entre les éditeurs, auteurs et publics. C’est à l’occasion de ces événements qu’émergent le plus souvent les collaborations nouvelles, les idées de projets, etc. Les liens se sont resserrés au sein des réseaux de proximité, mais pour certaines personnes plus éloignées, le réseau a tendance à s’éroder plus facilement. À la Machinerie, un effort conscient est fait pour provoquer régulièrement des rencontres avec de nouvelles personnes. 

À une autre échelle, à distance, les discussions de couloirs sont difficiles, pour ne pas dire impossibles. Pourtant, c’est souvent dans ces moments qu’ont lieu les échanges informels essentiels au travail d’équipe et au transfert de connaissances. Nombreuses sont les organisations qui ont procédé à l’embauche de nouveaux employés au cours de la dernière année. L’intégration se passe souvent mieux pour les profils plus seniors, mais qu’en est-il de la relève ?  Comment peut-on former un stagiaire à distance ? Au-delà des enjeux générationnels, cela pose plus largement la question de l’inclusion en télétravail.

Quel retour au bureau ? 

Heureusement, les mesures sanitaires s’estompent tranquillement, et les gestionnaires se projettent déjà au-delà de la pandémie. Un retour « à la normale » est-il envisageable ? Les expériences de la dernière année risquent de modifier durablement notre organisation du travail. La formule hybride est sur toutes les lèvres. Rachel Billet rêve d’un nouveau lieu de convergence et de rencontre, accessible aux membres de La Machinerie et à l’équipe, sur une base volontaire. Elle imagine un espace fluide, loin de la routine du bureau. Du côté des Éditions Hurtubise, la question se pose aussi, alors qu’ils ont un espace de 3000 pieds carrés à adapter à cette nouvelle réalité hybride. Selon Jean-François Bertholet, la mise en place d’une politique de télétravail au sein des organisations deviendra un critère d’attraction lors des processus de recrutement.  

En attendant, Jean-François Bertholet encourage les organisations à effectuer un bilan de la dernière année afin de poser les premiers jalons d’un cadre pour la suite. Quelle croyance nous empêchant de progresser avons-nous remise en question ? Sur quels éléments ce ralentissement nous a-t-il permis de voir plus clair ? Quelles idées n’avaient jamais été explorées et ont finalement eu le potentiel de transformer notre organisation ? Il suggère également aux organisations de faire un auto-diagnostic régulier sur les enjeux liés au travail à distance. 

Des propositions que l’équipe de Culture Montréal s’apprête à explorer au cours des prochaines semaines !

Petite trousse à outils

Jean-François Bertholet a préparé un document recensant les défis liés au télétravail

Pour découvrir la plateforme Guide Télétravail Québec mise en ligne par le Conseil du patronat du Québec 

Pour prendre connaissance du Guide d’encadrement du télétravail pour l’employeur et l’employé publié par l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés